INFORME DE AUDITORIA DEFINITIVO
INSTITUTO PROVINCIAL DE SALUD DE SALTA
EXPEDIENTE Nº 242-446/02
En
uso de las facultades conferidas por el Art. 169 de la Constitución de la
Provincia de Salta y de conformidad con las disposiciones de la Ley 7103,
art. 32, la AUDITORIA GENERAL DE LA PROVINCIA DE SALTA (A.G.P.S.), procedió
a efectuar un examen en el ámbito del INSTITUTO PROVINCIAL DE SALUD DE SALTA
(I.P.S.S.), cuyas CONCLUSIONES del proceso de Auditoría llevado a cabo son
las siguientes, en un todo de acuerdo a las Normas Generales y Particulares
de Auditoría Externa para el Sector Público de la Provincia de Salta, aprobadas
por Resolución Nº 61 – A.G.P.S. de fecha 14/09/2001.-
1 – OBJETO
Realizar
una Auditoría de carácter PARCIAL en
sus aspectos ECONOMICOS Y FINANCIEROS, de acuerdo a lo dispuesto en el Anexo
de la Disposición Nº 02/2002 – A.G.P.S. del 23/01/02, cuyo contenido se indica
a continuación:
a)
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1.
Constatar la Existencia de Arqueo de Fondos
y Valores de Tesorería con corte de documentación y registro, al 22/11/01.
2.
Análisis y control de las conciliaciones bancarias
de cuentas corrientes y cajas de ahorro, al 22/11/01.
3.
Relevamiento del Sistema de Registraciones Contables
existentes al 22/11/01 y a la fecha (23/01/02).
4.
Control selectivo de los egresos de fondos,
que dieron origen a la emisión de cheques posdatados, verificando: la documentación
respaldatoria existente y el cumplimiento de las disposiciones legales (Presupuesto
– Régimen de Compras – Régimen de Retenciones, etc.).
5.
Análisis del Gasto erogado por destino, constatando
el cumplimiento del circuito administrativo y las normas de control interno
existente en la materia.
6.
Recabar la existencia de Informes de Auditoría
Interna, vinculados con la situación financiera del IPS y sobre la evolución
de la emisión de cheques diferidos – Análisis de los informes existentes.
7.
Verificación de la existencia de procesos judiciales
relacionados con los rechazos de cheques diferidos y análisis del estado de
situación de cada uno de ellos.
8.
Detalle de Cheques diferidos emitidos con anterioridad
al 23/11/01, con vencimiento a partir de esa fecha y que al inicio de la Auditoría,
fueron:
a.
Pagados
b.
Rechazados y Recuperados
c.
Rechazados y No Recuperados
d.
Pendientes de cobro y ya vencidos
e.
Pendientes de cobro a vencer
9.
Detalle de Cheques diferidos emitidos con anterioridad
al 23/11/01, con vencimientos hasta esa fecha y que fueron:
a.
Pagados
b.
Rechazados y Recuperados
c.
Rechazados y No Recuperados
d.
Pendientes de cobro y ya vencidos
10.
Determinar la deuda emergente de los apartados 8 y 9 precedentes, que
deberá ser clasificada por tipo de GASTOS PRESTACIONAL (Prestadores: Médicos
– Clínicas, etc.); GASTOS NO PRESTACIONAL (Proveedores: Laboratorios – y Otros)
y ACREEDORES VARIOS: cualquier otro concepto no relacionado con la actividad
principal.
b)
PERIODO ABARCATIVO: 2º semestre año 2001, con corte de documentación y registro al 22/11/01.
c)
ORIGEN DE LA AUDITORIA: pedido formulado por el Dr. Antonio Lovaglio Saravia, en su calidad
de Presidente del I.P.S.S., por decisión del Directorio, a través del Expediente
Nº 74-118294 del 15/01/2002. Razones del pedido: “necesidad de conocer la
situación actual del Organismo, así como el cumplimiento de las normas vigentes
en materia presupuestaria, contable, económica y financiera”.
d)
TAREAS DE CAMPO: se realizaron entre el 24 de Enero y el 28 de Febrero de 2002, estando
las mismas a cargo de: C.P.N. LUIS PALOPOLI (Auditor Responsable), C.P.N.
SEBASTIAN GOMEZA, C.P.N. JAVIER ALEJANDRO CARDOZO y Dr. CARLOS HUGO
GENOVESE.
2 – ALCANCE
Con relación a los alcances de esta Auditoría parcial
de carácter financiera, con enfoque al análisis de los cheques diferidos,
cabe mencionar:
a)
Que el EXAMEN fue realizado de conformidad con
las Normas Generales y Particulares de Auditoría Externa establecidas en la
Resolución Nº 61/01 - A.G.P.S.
b)
Que se aplicaron los Procedimientos de Auditoría
considerados necesarios en cada circunstancia, que permitieron recoger las
EVIDENCIAS suficientes para la CERTIFICACIÓN correspondiente. En el Informe
Provisorio (Punto 2, 2º párrafo), se detallan los procedimientos seguidos.
c)
Que las limitaciones señaladas por los Auditores
actuantes en el Informe Provisorio (Punto 4), no constituyen causas o razones
que imposibiliten arribar a una conclusión sobre el trabajo realizado
d)
Que para la elaboración del presente Informe
Final, se han tendido en cuenta:
¨
El Informe de Auditoría Provisorio de fecha
08/03/2002, elaborado por los Auditores actuantes (incluye a todos sus anexos).
¨
Los descargos producidos por el I.P.S.S. al
Informe de Auditoría Provisorio;
¨
El informe sobre el análisis de los descargos
del I.P.S.S., producido por los Auditores actuantes;
¨
La información relevada durante el desarrollo
de la Auditoría y los papeles de trabajo respaldatorios de las tareas realizadas.
3 – ACLARACIONES PREVIAS
Como hechos importantes que merecen aclaraciones previas para una más clara interpretación
del presente informe, corresponde señalar:
a)
En cuanto al grado de cumplimiento de la legislación
vigente, corresponde indicar como relevante lo siguiente:
¨
El no cumplimiento por parte del I.P.S.S. de
lo dispuesto por el Art. 10 del Decreto Nº 1458 del 18/07/2001 del Poder Ejecutivo
Provincial, a través del cual prohibe la utilización de cheques diferidos
como instrumentos de pago diferido, que no cuente con EXPRESA AUTORIZACION,
mediante RESOLUCION respectiva del Ministerio de Hacienda de la Provincia.
¨
El no acatamiento a las disposiciones de la
Ley de Compras de la Provincia de Salta.
¨
El no cumplimiento del Art. 10 (Atribuciones
y deberes del Directorio) inc. n) y ñ) de la Ley 7127 (B.O. 16/01/2001).
¨
El no cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes en materia fiscal, en cuanto se refiere a la obligación como Agente
de Retención en el Impuesto de Sellos, relacionada con el instrumento “PEDIDO
DE MEDICAMENTOS”.
b)
Como resultado de los procedimientos de
Auditoría aplicados, de las observaciones formuladas en el Informe Provisorio
y de los descargos producidos, corresponde señalar que:
¨
El Sistema de Información Contable del I.P.S.S.,
NO genera información OPORTUNA, CONFIABLE Y COHERENTE, con el agravante del
atraso de las registraciones de los hechos económicos.
¨
El Sistema de Control Interno (Formal) es inexistente
en relación con los cheques diferidos emitidos y al control de la documentación
respaldatoria, previa a la cancelación de facturas con éste instrumento de
pago.
¨
NO EXISTEN INFORMES mensuales de carácter financiero
que permitan: el análisis de cuentas; la confrontación de saldos que surgen
de los registros contables con los auxiliares y legajos de comprobantes respaldatorios;
la comprobación con las condiciones legales y reglamentarias vigentes; preveer
los ingresos futuros necesarios para la cobertura, en este caso, de
los cheques diferidos emitidos. Las debilidades emergentes de los procedimientos
de auditoría aplicados, fueron volcados en los COMENTARIOS Y OBSERVACIONES
del Informe Provisorio (Punto 5: 5.1. a 5.10), dando lugar a las RECOMENDACIONES
(de carácter PROVISORIA – PUNTO 6), que en este informe y en función a los
descargos efectuados, se ratifican en su totalidad, quedando en firme las
señaladas en el PUNTO 6 (apartados 6.1. a 6.10) del ya mencionado Informe
Provisorio.
c)
Como consecuencia de las constataciones
realizadas, existen varias cuestiones que emergen de las tareas realizadas,
que ameritan solicitar a la Comisión de Supervisión del Area de Control respectiva,
una ampliación de la AUDITORIA parcial desarrollada, a una AUDITORIA de carácter
INTEGRAL E INTEGRADA, por el período 2000 y 2001. Entre algunas de las razones
más relevantes mencionamos:
¨
La denuncia producida por el Lic. Víctor Norberto
Cerasale en su informe de fecha 12/02/2002, Expediente Nº 74-121098 del 15/02/2002
(HECHO éste denunciado por la A.G.P. de Salta, en virtud a lo dispuesto por
el Art.6 de la Ley 7103).
¨
La existencia de los Estados Contables correspondiente
al año 2000, que se encuentran confeccionados, pero SIN FIRMAR por
parte de los EX – DIRECTORES (renunciantes) y SIN DICTAMEN de Auditoría
(interna ni externa).
¨
El atraso considerable del registro de las operaciones
contables correspondientes al año 2001.
d)
En virtud al análisis realizado sobre los descargos
producidos por el I.P.S.S., se ratifica en un 100% el contenido del INFORME
PROVISORIO DE AUDITORIA de la A.G.P.S. de fecha 08/03/2002, formando por lo
tanto, parte del presente.
4 – CERTIFICACION
En
virtud de lo dispuesto por las Normas Generales y Particulares de Auditoría
Externa de la A.G.P. de Salta, a lo establecido en los apartados precedentes,
y en función a: la documentación relevada; al Informe de Auditoría Provisorio
del 08/03/2002; a los descargos formulados por el organismo auditado y al
informe de análisis producido por los Auditores intervinientes sobre los descargos
mencionados, relacionados con la Auditoría de carácter parcial llevada a cabo
en el INSTITUTO PROVINCIAL DE SALUD
DE SALTA, LA AUDITORIA GENERAL DE LA PROVINCIA DE SALTA CERTIFICA QUE:
1)
Ha constatado la emisión de 1209 (un
mil doscientos nueve) cheques diferidos, por un monto total de $ 9.099.490,60
(Pesos Nueve millones noventa y nueve mil cuatrocientos noventa con sesenta
ctvos), con vencimientos que van desde el 02/10/2001 al 27/12/2002.
2)
Se han emitido 38 (treinta y ocho) cheques
a más de 360 (trescientos sesenta) días, por un total de $ 305.962,98
(Pesos Trescientos cinco mil novecientos sesenta y dos con noventa y ocho
ctvos), incumpliendo con lo normado por la ley de cheques. En su descargo,
el organismo expresa que detectado el error, los cheques fueron salvados al
dorso. En las registraciones contables (Libro Banco), tal enmienda no consta,
desconociéndose si el error fue subsanado o no.
3)
El I.P.S.S. procedió a emitir los cheques diferidos,
con posterioridad al dictado del Decreto Nº 1458 del 18/07/2001 del Poder
Ejecutivo Provincial, que dispone, como CONDICION Y REQUISITO PREVIO INSOSLAYABLE,
la autorización EXPRESA mediante RESOLUCION (acto administrativo que
supone una fundamentación), por parte del Ministerio de Hacienda de la Provincia
de Salta.
4)
No se
pudo determinar la existencia (a la fecha del presente informe), de la Resolución
emitida por parte del Ministerio de Hacienda de la Provincia que autorice
expresamente al I.P.S.S. a utilizar, como instrumento de pago, al cheque diferido
y por ende, a su emisión. Tampoco se dispuso de instrumento alguno que amerite
o justifique la emisión de 1209 cheques, con vencimiento desde el 02/10/2001
al 27/12/2002.
5)
Ha constatado que el Sistema de Información
Contable del I.P.S.S. es: INCOMPLETO (NO contiene las etapas de la Presupuestación),
INSUFICIENTE, INEFICIENTE y registra considerables atrasos en las registraciones.
También se verificó la inexistencia de medidas a adoptar para subsanar esas
falencias señaladas, reconocidas expresamente por los distintos niveles ejecutivos
del I.P.S.S. que produjeron descargos al Informe Provisorio de Auditoría.
6)
Ha constatado la INEXISTENCIA de Informes de
carácter financieros mensuales (presupuestos financieros, flujo de fondos
o algún otro tipo de informes), que permitan prever el ingreso de fondos futuros
necesarios para cancelar las obligaciones asumidas con los cheques diferidos
emitidos a sus respectivos vencimientos.
7)
A la fecha de corte de la documentación (23/01/02),
el estado de situación emergente de los cheques diferidos emitidos ($ 9.099.490,60),
era la siguiente:
a) Cheques emitidos
$ 9.099.490,60
b) Cheques pagados
$ (3.457.009,30)
c) Cheques rechazados y no recuperados $ ( 544.142,39)
d) Cheques vencidos pendientes de cobro $ ( 16.513,07)
e) Cheques a vencer
$ 5.081.825,84
A su vez, se ha comprobado que:
a)
Existen cheques diferidos emitidos y NO entregados
a sus beneficiarios. NO obstante ello, no se encuentran anulados los valores
ni las Ordenes de Pago respectivas, como así tampoco consta la anulación del
asiento contable.
b)
Existen cheques diferidos rechazados, en poder
del I.P.S.S., NO reemplazados por otros valores ni pagados en efectivo, SIN
contabilizar la operación del rechazo (15 valores - $ 85.636,69).
c)
No existen cheques rechazados que hayan sido
recuperados (mediante su pago). Los mismos están en poder de sus respectivos
beneficiarios. Esta circunstancia hace, que por el momento, NO se puedan estimar
los GASTOS ADICIONALES que generará el rechazo de cheques (diferidos y corrientes),
en concepto de: Intereses (moratorios y punitorios); Honorarios y Eventuales
gastos de juicio.
8)
Ha constatado que a la fecha del Informe Provisorio,
los gastos producidos en concepto de COMISION, IVA Y OTROS como consecuencia
de:
¨
Cheques diferidos rechazados hasta el 23/11/01,
Anexo 5.9.2. del Informe Provisorio;
¨
Cheques diferidos rechazados desde el 24/11/01
al 23/01/02, Anexo 5.8.2. del Informe Provisorio;
¨
Cheques diferidos rechazados desde el 24/01/02
al 08/03/02 (fecha del Informe Provisorio) y cheques corrientes rechazados
desde Octubre/01 a Marzo/02.
Estos gastos ascienden, por todo concepto, a $ 121.185.,18;
producto de:
Ø
Comisiones
$ 96.411,37
Ø
IVA
$ 20.222,06
Ø
Otros conceptos $ 4.551,75
Total $ 121.185,18
9)
A la fecha de corte, se han
cancelado cheques diferidos por $ 3.457.009,30; hecho éste que ha generado
descubiertos bancarios en las cuentas corrientes del I.P.S.S., originando
intereses por tal concepto, más el IVA correspondiente de éstos. No se pudo
constatar que los ingresos generados y/o transferidos al I.P.S.S., tuvieran
como destino pre – establecido, la cancelación de cheques diferidos.
10)
Auditoría Interna del I.P.S.S., no produjo informes
específicos con relación a la emisión de cheques diferidos, donde se advierta,
al menos: a) la FALTA de la Resolución del Ministerio de Hacienda, que expresamente
autoriza a la Emisión de dichos instrumentos; b) la inexistencia de informes
financieros en donde se prevean ingresos futuros necesarios para la cobertura
de los cheques emitidos; c) la falta de pedidos de asesoramientos requeridos
por el Directorio y/o Area de Administración, con relación al tema en cuestión.
11)
Existe un informe emitido por la UNIDAD DE SINDICATURA
INTERNA (USI) dependiente de la SINDICATURA GENERAL DE LA PROVINCIA DE SALTA
(SIGEPS), de fecha 14/12/2001, referente a “AUDITORIA DE VALORES DIFERIDOS”
originado por pedido expreso del Directorio del I.P.S.S.. La USI asignada
a este organismo, tiene vigencia desde Setiembre de 2001.
12)
De los procedimientos de Auditoría realizados,
de las observaciones formuladas en el Informe Provisorio y de sus confirmaciones,
surge con claridad, la INEXISTENCIA total de un SISTEMA DE CONTROL INTERNO
en el I.P.S.S. En forma específica y relacionado con el objeto principal de
ésta auditoría, se ha verificado:
a)
la inexistencia de mecanismos de control respecto
a: la constatación de cumplimiento de los requisitos previos a su emisión;
la emisión de cheques diferidos; la registración de cheques diferidos; seguimiento
de los cheques diferidos emitidos; ajustes por los errores detectados; etc.
b)
la inexistencia de mecanismos de control que
aseguren la emisión de informes necesarios para la toma de decisiones en materia
de cheques diferidos (Informes presupuestarios, financieros, de seguimiento,
de anulaciones, etc. etc.), sobre todo en lo relacionado con la PROGRAMACION
indispensable, previo a la decisión de emitir cheques diferidos.
c)
La inexistencia de pautas concretas en materia
de registraciones contables, periodicidad para la efectivización de las conciliaciones
bancarias y los respectivos ajustes.
d)
Como consecuencia del control de cheques emitidos,
se ha verificado la inexistencia de un sistema de control de stocks, mínimo
e indispensable (que señale al menos: stocks mínimo, máximo y de protección;
lote más económico de compra; pautas para el control de stocks relacionado
con fechas de vencimiento, etc.) para estos tipos de bienes como lo son: MEDICAMENTOS
– DROGAS – PRODUCTOS ONCOLOGICOS – etc. Se ha constatado que los movimientos
de los bienes de cambio (entradas – RECEPCION – DEVOLUCIONES – Salidas), no
están claramente registrados, lo que dificulta enormemente su control. Prueba
de ello son, por ejemplo:
¨
Facturas pagadas y denunciadas en el Informe
Provisorio, carentes de Informes de Recepción, de Remitos y de Notas de Pedidos
de Medicamentos.
¨
Denuncia formulada por el Lic. Víctor N. Cerasale
en su informe del 15/02/2002 – Expediente Nº 74-121098 y que diera origen
a una actuación de la A.G.P.S. por cuerda separada ante la Justicia. Las causas
de este accionar se fundamentan en la existencia de Actas Notariales realizadas
en el I.P.S.S. por el Escribano Público Juan Pablo Arias, y que a criterio
de la Auditoría General de la Provincia podrían configurar posibles delitos.
Nos referimos concretamente a la existencia de las:
a) Escritura Nº 114 del 26/06/01: en donde se constata
en los libros de la farmacia del I.P.S.S., folios en blanco, espacios en blanco,
libros totalmente en blanco, libros sin rubricar y recetas archivadas sin
volcar a los mismos por "falta de tiempo".
b) Escritura Nº 119 del 28/06/01: en donde se verifica
la existencia de numerosos medicamentos no consignados y libros de contralor
de sicotrópicos totalmente en blanco.
c) Escritura Nº 121 del 04/07/2001: en donde se constata
la entrega de medicamentos, sin la documentación respaldatoria, frascos y
cajas vacías, medicamentos vencidos, cajas vacías y cajas incompletas.
d) Escritura Nº 125 del 16/07/2001: en donde se verifica
la existencia de medicamentos vencidos, cajas de comprimidos inexistentes,
cajas vacías.
¨
El ineficiente sistema de archivo de la documentación
respaldatoria de una compra, que facilite el control posterior.
e)
La inexistencia de pautas relacionadas con las
rendiciones de cuentas que deberían realizar los funcionarios de diversos
niveles, al dejar de cumplir con las funciones asignadas.
f)
La inexistencia de pautas relacionadas con las
gestiones de cobros de documentos vencidos en la Tesorería. En este caso corresponde
señalar la existencia de documentos en moneda extranjera (dólares estadounidenses),
originados en Anticipos de Viáticos y Gastos No rendidos (a la fecha de corte,
documentos vencidos en Diciembre/01, Enero y Febrero/02 por un total de U$S
3.048).
13)
A criterio de la A.G.P.S. (ratificado por la Dirección General de Rentas
de la Provincia de Salta – Informe
Nº 277/2002 del 03/04/2002 – Expediente Nº 22-260462/02), el instrumento denominado
“PEDIDO DE MEDICAMENTOS”, que reemplaza a la orden de compra para la adquisición
de los medicamentos, debe tributar el Impuesto de Sellos. Ello en aplicación
de las disposiciones del art. 16 inc. d) y del art. 16 ap. 3 parag. w) de
la Ley 6611. Se ha constatado que en el I.P.S.S. no se realizan las retenciones
para cubrir ésta obligación fiscal; si lo hacen con el pago de sellados de
la Orden de Pago y cuando corresponde, para la Orden de Compra (cuando se
trata de bienes no clasificados como Medicamentos y/o similares).
14)
Se ha verificado la existencia de la delegación de funciones de manera
informal en el Departamento de Compras, con personal no perteneciente a la
planta permanente ni transitoria del I.P.S.S., de acuerdo al descargo de la
Ex – Jefe de Compras y a las constataciones y evidencias recabadas, que se
reservan como papeles de trabajo. Dada que la delegación aludida carece de
sustento legal, no agota la responsabilidad de los superiores jerárquicos
ni de los responsables del sector.
15)
Se ha constatado que, a la fecha de finalización de las tareas de campo,
no existen procesos judiciales relacionados con los cheques diferidos emitidos
por el I.P.S.S. y que fueran rechazados por falta de fondos.
Los elementos mencionados en el apartado 2 d) precedentes, constituyen el sustento
de la presente CERTIFICACION de la Auditoría General de la Provincia de Salta.
5 – FECHA DE CONCLUSION
DEL EXAMEN
Se deja expresa constancia que la fecha de finalización del
trabajo de campo realizado por
los profesionales designados, es el 28/02/2002.
Se expide el presente, en Salta Capital,
a los 11 días del mes de Abril del año 2002.